青年海外協力隊の話

【青年海外協力隊】協力隊員の活動の1つ、作成・提出が必須とされる"活動報告書”とは?

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YOSHI@
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んにちは。YOSHI@です!
この記事は「青年海外協力隊に興味のある方」「活動報告書について知りたい方」にピッタリの記事となっています。
 
 
今回は”青年海外協力隊の話”という事で、「協力隊員が海外へ派遣されている間、提出が必須となっている活動報告書」についてお話をします。
 
 

 

【僕の情報】

Twitter(yoshiswim05

大学(びわこ成蹊スポーツ大学)卒業後 ▷ 教員として勤務 ▷ 青年海外協力隊、アイルランドへワーキングホリデーなど計3年半の海外生活を経験した後、地元沖縄にて水泳のインストラクターとして働きながらブログを運営しています。
 
 
 
活動報告書とは?
青年海外協力隊の活動中に定期的に「自分の今の状況」「配属先(職場)の状況」「これからの計画」などを報告する目的で作成・提出を必ず行わなければならない書類。
 
 
 
YOSHI@
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僕自身、協力隊の活動中はしっかりと活動報告書を提出していましたので、今回はその経験をもとにお話をすることで、「協力隊にこれから参加する方」や「協力隊に挑戦してみたい」と思われている方の参考になればいいなと思います。

 

 

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1:協力隊員の活動の1つ、作成・提出が必須とされる"活動報告書”とは?

動報告書:
定期的(赴任3か月・6か月・1年・1年半・帰国前)にJICAボランティア事務所へ提出をする書類であり、内容としては、「日々の生活の状況」や「自身のボランティア活動の事」などいくつかの項目に沿って作成し、提出を行います。

 
 

 

活動報告書の提出の時期の流れは以下の通りになっています。

 

 
赴任3か月目 ⇒  1号報告書


赴任6か月目 ⇒ 2号報告書


赴任1年・1年半目 ⇒ 3号・4号 報告書


2年目(最終) ⇒  5号報告書
 
 
 
以上が活動報告書の提出時期の流れです。
(全部で5回提出を行います)
 
 
 
活動報告書は、日本のJICA事務所に提出するための日本語での作成と、現地の自分の職場(配属先)に提出する英語もしくは現地語での書類作成が必須となります。
 
 

2:さらに詳しく内容を紹介

動報告書の内容についてさらに詳しくご紹介させて頂きます。

 

〇 1号報告書

1号報告書は:
「途上国・自分の任地(活動を行う国)」や「自分の活動」に対する最初の印象を主に作成します。

 
 
赴任して3か月目に作成をするため、正直まだ生活の基盤が出来上がっていなかったり、活動も「何が何だか?」という状況の方が通常ではありますが活動報告書の内容として...
 
 
☑ 印象自分の派遣された国の印象
☑ 日本との違い
☑ 配属先の印象
☑ 配属先で気になる点(問題点)
 
以上の項目を記入し報告をしました。
(内容は変更される可能性もあります)
 
 
YOSHI@
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内容として難しいということは無く、日々の生活や・活動先の印象などを記入すれば大丈夫です!

 

 

〇 2号報告書

2号報告書は:
これからの活動の計画を立てることが主な目標となっています。

 
 
赴任してから6か月目に提出する報告書という事もあり、ある程度生活・活動に共に慣れてくる時期で、「自分がやりたいこと」や「出来そうな事」が見えてくる時期でもあります。その為、ここで今後「どういう風に活動を進めていくのか?」という事を計画していきます。
 
 
YOSHI@
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2号報告書から必要となることが、自分だけではなく同僚などと話しをしながら計画を作っていくことです。「お互いにどういう風に今後やっていきたいのか?」などをしっかり話し合い、互いのベクトル(方向性)を合わせるます。
 
 
 

〇 3号報告書

3号報告書は:
活動の「中間地点(1年)での感想」を報告します

 
 
前回の2号報告書で立てた計画が「どれぐらい達成されているのか?」または「計画を変える必要があるのか?」など、「この1年の活動を通して残りの1年をどうするべきか?」という事を考えながら報告書を作成します。
 
 
赴任して1年程度経過すると、生活・活動共にすっかり慣れ流れが分かる為、残り1年の見通しも凄く容易にできます。そのため最初の1年目に「やってダメだった事」や「継続が必要である事」など自分自身の中での判断ができやすくなります。
 
 
 
YOSHI@
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2号報告書作成時よりも、「具体的なイメージ」を持って3号報告書を作成する必要があります。

 
 

〇 4号報告書

4号報告書は:
「活動での最終の調整を行う」ために作成するイメージです。

 
 
4号報告書の作成の時期は、協力隊としての残りの期間もあと半年程度の時期で、大きな活動の変更等は凄く難しいです。しかし、細かな変更や問題点の改善などは可能である為、2年間の活動の最終調整をするタイミングとなります。
 
 

〇 5号報告書

5号報告書は:
2年間の「活動の振り返り及び自己評価」を行います。
 
 
最後の活動報告書である5号報告書では、これまで作成してきた2・3・4号報告書で、計画した活動がどれぐらい達成できたのか?また最終的な問題点や今後必要となる支援の方法など自分が2年間活動の振り返りや自己評価をメインに作成していきます。
 
 
 
YOSHI@
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最後の報告書なので、自分の思いを多く語ったりしても良いと思います。僕も自分の感情・考えをしっかり書かせて頂きました。

 
 
 
以上が1号から5号報告書の流れと主な内容でした。
※流れや内容に関しては今後変化していく可能性がありますので、参考程度に読んでいただけると幸いです。

3:人の数だけある活動報告書【僕の体験談】

年海外協力隊員が海外での活動中に必ず作成することになる活動報告書ですが、「協力隊員の数だけ個性豊かな活動報告書」があります。

 

 

【僕の場合】:

通常の協力隊員は2年間同じ国で生活・活動を行っていきます。しかし僕の場合、最初に赴任した国エチオピアでの活動の問題等があり、1年が経過した時点でエチオピアから東アジアの国カンボジアへ移動を行うこととなりました。(協力隊用語:任国変更と呼ばれます)
 
 
その為、協力隊1年目に赴任したエチオピアでは 3号報告書までの作成・提出を完了出来たのですが、その後の4・5号報告書を作成することはできませんでした。
その代わり、赴任2カ国目のカンボジアでは ⇒ 4・5号報告書の代わりに新たに1号と2号(最終報告書)の作成・提出を行いました。
 
 
 
YOSHI@
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以上のように、作成すべき5回の報告書の作成は行いましたが、途中で国が変わったり目的・計画の変更があったりと、僕だけの超オリジナルな報告書になっています。

 

 

 

僕の場合、協力隊員の中でも少し珍し任国変更というものが起こったしまったという事が個性的ではありますが、全ての隊員の方の活動計画・結果というものは大小ありますが異なり、個性的で凄く面白いものとなっています。

 

4:報告書をしっかりと書くべき理由

青年海外協力隊経験者として「報告書はちゃんと書いた方がいい」と感じています。

 

 

【もし報告書の提出を行わない・大幅な提出期限の遅れなどがある場合】

  • JICA事務所から隊員に対し移動・活動の制限を言い伝えられることがある。
    例:任国外・国内旅行への渡航が禁止される
      JICA事務所に呼び出しをされ指導をされる 等
 
任国旅行について詳しく知りたい方は別記事『【青年海外協力隊】協力隊の活動中に海外旅行が出来る”任国外旅行制度”とは?』をご覧ください。
 
 
 
YOSHI@
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活動報告書の作成・提出を行なわないことによりペナルティ(デメリット)は色々ありますので、報告書は提出期限を守りしっかりと提出を行う事をオススメします。

 
 
 
また、作成・提出した活動報告書は協力隊の資料として管理され、これから協力隊を目指す方や、東京にありますJICA資料室を訪れればどなたでも観覧が可能となっている為、報告書の内容や文章などに関してもしっかりさせることを心掛ける事もオススメします。
 
 

5:協力隊の活動の1つであり、自分自身の記録

 

回は「青年海外協力隊員が海外での赴任中に作成・提出が義務付けれれている活動報告書」についてお話をさせて頂きました。
 
 
YOSHI@
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いかがだったでしょうか?

 
 
 
活動報告書は、青年海外協力隊の制度の変更や時代により内容等が変わることが十分考えられます。しかし、活動報告書自体が無くなる可能性は極めて低いと思いますので、これから青年海外協力隊になられる方も作成・提出は行うことになると思います。
 
 
 
YOSHI@
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僕も協力隊当時、凄く書くのが嫌だった活動報告書。
実際、協力隊としての活動が終わった今当時を振り返ると。「いい思い出だったな。」と感じる部分が凄く大きいため、少しめんどくさい物ではありますが、頑張って活動報告書を作成する意味はあったと感じています。

 
 
 
一人一人に様々なストーリのある協力隊としての2年間の活動ですので、自分自身の2年間の記録を残すという意味でも活動報告書を上手く活用していただければと思います。また、この記事が少しでも現役の協力隊員の方などの参考になれば幸いです。
 
 
 
最後まで読んでいただき、ありがとうございます。
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それでは
YOSH@

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